Tout savoir sur les fondamentaux de la conformité réglementaire

Pour garantir la conformité légale et éthique de ses activités, chaque entreprise, quels que soient sa taille et son secteur, doit connaître les lois, les réglementations et les normes industrielles qui les régissent.

Beaucoup d’entreprises voient la conformité réglementaire comme un fardeau, mais ce n’est pas une fatalité. Il est beaucoup plus avantageux de respecter ces règles que de s’exposer aux conséquences d’une infraction. Les réglementations aident les entreprises à garantir la sécurité et le bien-être de leurs employés, de leur client et du public en général.

Il peut sembler ardu pour une entreprise de se mettre en conformité et de le rester. En effet, les nombreuses lois et réglementations évoluent constamment, et ces changements peuvent être difficiles à suivre. S’ajoute à cela le fait que de nombreux secteurs d’activité sont soumis à un ensemble spécifique de règles, ce qui rend la conformité encore plus délicate à interpréter pour votre entreprise.

D’un autre côté, tout défaut de conformité expose à des amendes et des pénalités conséquentes. Pire encore, certaines infractions, au-delà du risque vis-à-vis des autorités de régulation, peuvent vous rendre vulnérable face à des acteurs malveillants prêts à exploiter la moindre faille d’une organisation.

Pour mettre votre entreprise en conformité avec toutes les lois et normes en vigueur, approfondissons la question de la conformité réglementaire.

Qu’est-ce que la conformité réglementaire ?

La conformité réglementaire désigne de façon globale le respect des lois et normes internationales en vigueur pour le type d’entreprise et le secteur concernés.

Lorsqu’elles mettent en place des pratiques de conformité réglementaire, les entreprises gèrent mieux les risques : elles se tiennent à l’abri des pénalités et des pertes financières et protègent leur réputation. Les pratiques de conformité soutiennent également la gouvernance dans la durée. On utilise d’ailleurs l’acronyme GRC pour désigner la combinaison « gouvernance, conformité et risque.

Les normes industrielles jouent, elles aussi, un rôle considérable dans la conformité réglementaire. Les entreprises doivent aussi respecter les directives qu’elles prescrivent pour éviter des litiges.

Splunk, par exemple, est une entreprise de technologie qui propose, entre autres, des solutions de cybersécurité. Cela veut dire que nous nous conformons à SOC2, FedRamp et ISO 27001, ainsi qu’à bien d’autres normes. D’ailleurs, toutes les entreprises créées aux États-Unis ou presque doivent respecter les directives de la Commission pour l’égalité des chances devant l’emploi (EEOC) pour garantir que leurs pratiques de recrutement sont exemptes de toute forme de discrimination.

Les institutions financières exercent leurs activités dans un environnement fortement réglementé. Elles doivent suivre de nombreuses lois locales (partout où elles sont implantées) ainsi que des normes sectorielles concernant la transparence, la traçabilité et la promotion de la stabilité financière. Les institutions qui réalisent des transactions internationales – et elles sont nombreuses – doivent également se conformer à la loi sur les pratiques de corruption à l’étranger (FCPA), qui interdit le versement de pots-de-vin à des fonctionnaires étrangers dans le but d’obtenir ou de conserver des contrats.

Les entreprises qui remplissent leurs obligations de conformité protègent leurs activités et conservent la confiance de leurs clients et de leurs partenaires.

Quelques exemples des différents types de conformité réglementaire

L’éventail des obligations de conformité à connaître est vaste. Chaque type correspond à un ensemble de règles et les recoupements sont parfois nombreux. Ces règles dépendent de plusieurs facteurs, à commencer par le secteur d’activité de l’entreprise, sa taille et les régions du monde où elle exerce.

Si votre entreprise est implantée en Amérique du Nord ou en Europe, et même si ce n’est pas le cas, vous avez très certainement entendu parler de ces lois et directives, et vous en connaissez sans doute des versions locales :

• Loi sur la responsabilité et la portabilité des assurances santé (HIPAA)
• Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de crédit (PCI DSS)
• Loi californienne de 2018 sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA)
• Règlement général sur la protection des données (RGPD)
• Loi Sarbanes-Oxley (SOX)
• Sécurité et santé au travail (OSHA)

Ces règlements ont tous leurs complexités propres et il faut les comprendre pour les respecter. Le RGPD a fait beaucoup parler de lui au moment de son entrée en vigueur il y a quelques années : c’était la première réponse gouvernementale aux inquiétudes liées à la protection et la confidentialité des données personnelles, une problématique devenue de plus en plus urgente avec le développement d’Internet.

La norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI-DSS) impose des règles strictes à toutes les entreprises qui traitent des paiements par carte. Vous pensez sans doute que cela ne concerne que des aspects financiers, mais ces règles ont en réalité des implications pour les opérations informatiques et les efforts de cybersécurité d’une entreprise. Voici, à titre d’exemple, quelques exigences globales de PCI-DSS :

• maintenir un réseau sécurisé,
• protéger les données des détenteurs de carte,
• mettre en œuvre des mesures robustes de contrôle des accès,
• superviser et tester régulièrement les réseaux,
• maintenir une politique de sécurité des informations.

Toutes ces exigences sont complexes. Il suffit de tenter d’imaginer toutes les implications d’une seule des exigences ci-dessus pour avoir une idée du soin méticuleux qu’exige la conformité.

Par exemple, pour protéger les données des détenteurs de carte, les entreprises ne doivent pas seulement protéger les données stockées : elles doivent aussi les chiffrer lorsqu’elles sont transmises sur des réseaux ouverts ou publics. Pour y parvenir, il faut une maîtrise approfondie des pratiques de protection des données et des aspects techniques du chiffrement. C’est ce niveau de détail qui peut faire de la conformité à PCI-DSS une tâche délicate.

Familiarisez-vous avec ces réglementations et mettez-les correctement en application pour protéger votre entreprise des risques inutiles et d’éventuelles répercussions juridiques.

Défaut de conformité

Tout défaut de conformité aux exigences réglementaires peut avoir de lourdes conséquences pour une entreprise. L’éventail des pénalités encourues est large : il va de simples amendes à des poursuites pénales, selon la gravité de l’infraction.

Outre les amendes et les pénalités, d’autres menaces pèsent sur l’entreprise non conforme : dégradation de la réputation, perte de clients et poursuites. Ces conséquences n’affectent pas seulement sa stabilité financière, elles peuvent mettre son existence en jeu.

Le cas d’Enron, un leader américain de l’énergie dans les années 1980 et 1990, en offre un excellent exemple. Pendant des années, des défaillances dans la gestion financière et des activités frauduleuses ont été dissimulées derrière un réseau complexe de pratiques comptables contraires à l’éthique. Lorsque celles-ci ont finalement été révélées, les conséquences ont été dévastatrices :

• le cours de l’action d’Enron s’est effondré et l’entreprise a dû mettre fin à ses activités,
• des milliers d’employés ont perdu leur emploi et leur pension de retraite,
• la confiance dans les entreprises américaines a été profondément ébranlée.

La loi Sarbanes-Oxley (SOX) a été adoptée en 2002. Cette loi avait spécifiquement pour objet d’améliorer la transparence des déclarations des entreprises et d’empêcher des activités frauduleuses comparables à celles qui avaient provoqué la chute d’Enron.

Rien ne justifie de mettre votre entreprise en danger en négligeant vos obligations réglementaires. Il est toujours préférable d’investir le temps et les ressources nécessaires pour vous mettre en conformité.

(Si le sujet vous intéresse, consultez nos articles sur la gestion du risque de criminalité financière et sur la gestion des risques tiers.)

Les avantages de la conformité réglementaire

Les réglementations ont avant tout pour objet de veiller à ce que les entreprises ne se livrent pas à des activités illégales ou contraires à l’éthique, que cela soit délibéré ou non. Une entreprise en conformité est une entreprise qui respecte ces règles et ces réglementations, et donc qui exerce dans les limites des normes éthiques, légales et sociales.

Il faut également souligner que les obligations de conformité présentent des avantages pour les entreprises. En effet, la conformité réglementaire :

• encourage des pratiques professionnelles éthiques et responsables,
• renforce la réputation et la crédibilité de l’entreprise,
• améliore la gestion du risque,
• confère un avantage concurrentiel sur les entreprises non conformes,
• contribue à la stabilité financière en évitant des amendes et des pénalités potentiellement élevées,
• protège les employés, les clients et le public d’effets néfastes.

Ces avantages profitent à l’ensemble des activités commerciales. Certes, vous devrez sans doute mettre en place une supervision de la sécurité pour respecter vos obligations, mais cette supervision aura des effets positifs pour votre entreprise à long terme. Sans l’obligation réglementaire, vous auriez peut-être choisi de faire sans.

Bonnes pratiques de conformité réglementaire

Maintenant que nous avons établi l’importance de la conformité réglementaire, voyons les mesures que vous pouvez prendre pour remplir vos obligations. La clé consiste à faire de ces pratiques des activités continues plutôt que des tâches ponctuelles et isolées.

1. Informez-vous. Tenez-vous au courant des évolutions et des modifications des réglementations et des normes auxquelles votre entreprise est soumise.
2. Procédez à des audits réguliers. Examinez et évaluez régulièrement vos pratiques professionnelles, vos systèmes, vos processus et vos procédures pour identifier le moindre défaut de conformité. Cela peut être difficile à faire manuellement, mais il existe différents produits et services pensés pour votre secteur et conçus pour vous aider dans cette démarche.
3. Misez sur la formation. Tous les employés doivent être parfaitement informés des réglementations en vigueur et connaître leur rôle dans le maintien de la conformité. Généralement, l’entreprise elle-même se charge de la formation des employés.
4. Documentez tout ce que vous faites. Conservez des archives de l’ensemble de vos processus et procédures métiers pour apporter la preuve de votre conformité en cas de besoin.
5. Demandez conseil à des professionnels. Faites appel à des experts juridiques pour vous assurer de suivre toutes les règles et directives nécessaires. Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez confier cette tâche à une équipe interne si vous disposez des compétences et des ressources nécessaires, mais vous pouvez aussi opter pour la conformité en tant que service.

La conformité réglementaire ne se limite pas à cocher des cases sur une liste : elle consiste en réalité à instaurer une culture de la responsabilité au sein de votre entreprise. Elle protège votre activité, renforce sa crédibilité et favorise des pratiques éthiques et transparentes.

Le respect des réglementations, un atout pour la longévité et le succès des entreprises

Vaste et diversifié, le paysage réglementaire des entreprises peut parfois donner l’impression d’un labyrinthe inextricable. Mais comprendre et respecter ces réglementations n’est pas seulement une obligation : c’est un impératif pour la longévité et le succès de votre entreprise.

Les types de conformité dont nous avons parlé n’ont pas seulement pour but de protéger l’entreprise, mais aussi ses employés, ses clients et le grand public. En prenant les mesures nécessaires pour assurer la conformité de votre entreprise, vous récolterez les fruits de vos pratiques éthiques et responsables.

Si la conformité est un sujet ardu, il vaut mieux s’y atteler que de s’exposer aux conséquences d’une infraction. N’oubliez pas : tenez-vous au courant, effectuez des audits réguliers, formez vos équipes, documentez tout et demandez conseil à des professionnels en cas de besoin. En investissant maintenant dans la conformité, vous ferez des économies à long terme.