Was ist BPA? Business Process Analytics (Geschäftsprozessanalyse) erklärt

Firmen müssen sich auf Konnektivität und ihre Daten verlassen, um mit der Konkurrenz mithalten zu können. Organisationen digitalisieren ihre Prozesse, um Kosten zu senken, das Kundenerlebnis zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Tatsächlich haben 66 Prozent der Unternehmen mindestens einen Geschäftsprozess automatisiert.

Mit zunehmender Datennutzung gestaltet sich die Verfolgung digitaler Prozesse jedoch immer komplexer und herausfordernder. Wie könnt ihr feststellen, ob diese Bemühungen tatsächlich Zeit und Geld für eure Organisation einsparen?

Die IT-Abteilung kann einen wertvollen Dienst leisten, indem sie diese komplexen IT-Systeme verschlankt, um wichtige digitale Prozesse zu verbessern. Business Process Analytics kann Führungskräften das nötige Wissen und die Erkenntnisse liefern, um Geschäftsprozesse zu steuern und Gewinne zu steigern, ohne den Service zu beeinträchtigen. Hier erfahrt ihr, was ihr über Business Process Analytics wissen müsst, wie das Ganze euer Unternehmen voranbringen kann und welche Rolle Technologie dabei spielt.

Business Process Analytics verstehen

Geschäftsprozesse sind komplexe, zusammenhängende Aktivitäten, die einem Unternehmen helfen, ein Ziel zu erreichen. Wenn ein Kunde beispielsweise eine Bestellung bei einem E-Commerce-Unternehmen aufgibt, gibt es eine Reihe von Schritten, die sicherstellen, dass das richtige Produkt pünktlich geliefert wird. Jeder Schritt spielt eine entscheidende Rolle dabei, dass der korrekte Artikel zur richtigen Zeit ankommt – vom Auftragseingang über die Bearbeitung bis hin zur Lieferung und Nachbereitung.

Eine der besten Möglichkeiten, um Verschwendung zu vermeiden, das Kundenerlebnis zu verbessern und die Effizienz zu steigern, besteht darin, diese Prozesse zu messen, zu überwachen und zu optimieren. Die Geschäftsprozessanalyse nutzt Tools und Daten, um genau das zu tun.

Die Geschäftsprozessanalyse verwendet Daten, Leistungskennzahlen und statistische Methoden, um Geschäftsprozesse zu überwachen, zu analysieren und zu optimieren. Sie nutzt die systematische Erfassung, Analyse und Interpretation von Prozessdaten, um:

• Muster und Trends zu erkennen.
• Engpässe zu beheben.
• Letztendlich die Unternehmensleistung zu verbessern.

Business Process Analytics vs. Business Process Analysis: Was ist der Unterschied?

Obwohl beide Begriffe manchmal synonym verwendet werden, dienen Business Process Analysis und Business Process Analytics unterschiedlichen Zwecken und funktionieren auf leicht unterschiedliche Weise:

• Business Process Analytics verwendet Daten, statistische Methoden und Software-Tools, um Geschäftsprozesse zu identifizieren, zu verfolgen und zu optimieren. Das Hauptziel besteht darin, praxisnahe Erkenntnisse zu gewinnen, die die Unternehmensleistung verbessern.
• Business Process Analysis ist eine Methode, die darauf abzielt, Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu verstehen, zu untersuchen und zu überprüfen, um Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren.

Business Process Analysis ist ein eher manueller Untersuchungsansatz zum Verständnis und zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Business Process Analytics ist ein auf Daten basierender Ansatz, der sich auf statistische Methoden und Techniken stützt, um Erkenntnisse zu gewinnen und Prozesse zu optimieren.

Warum Business Process Analytics wichtig ist

In einem unsicheren wirtschaftlichen Umfeld suchen viele Unternehmen nach Möglichkeiten, weiterhin profitabel zu bleiben. In einer Umfrage gaben 91 Prozent der CEOs an, dass sie in den nächsten zwölf Monaten eine Rezession erwarten. Die Überwachung und Analyse von Geschäftsprozessen spielt eine entscheidende Rolle beim Kostensenken in eurer Firma. Sie kann auch das Kundenerlebnis optimieren, um in den kommenden Monaten stark zu bleiben.

Business Process Analytics bietet entscheidende Vorteile, darunter:

Verbesserung der Effizienz

Die Analyse von Prozessen ermöglicht es euch, Engpässe oder Ineffizienzen zu finden, die den Betrieb behindern. Diese Erkenntnis ermöglicht euch gezielte Verbesserungen, die zu schnelleren Durchlaufzeiten und erhöhter Produktivität führen.

Kostensenkung

Zeit mag im Geschäftsleben Geld sein, aber es kann für Unternehmen schwierig sein, dies bei Prozessen zu messen. Business Process Analytics ermöglicht es Unternehmen jedoch, den Zeitaufwand für jeden Betriebsaspekt abzuschätzen und daraus die Kosten für bestimmte Geschäftsprozesse oder Kunden zu berechnen.

Die Identifizierung von Verschwendung und redundanten Schritten in einem Prozess ermöglicht es eurer Firma, unnötige Aktivitäten zu eliminieren und letztlich die Kosten zu senken. Es verbessert auch die Effizienz, was zu geringeren Betriebskosten führt.

Größere Kundenzufriedenheit

Die Optimierung und Verbesserung von Prozessen mündet in einer höheren Produktqualität, schnelleren Lieferungen und einem besserem Kundenservice. Das alles steigert die Kundenzufriedenheit.

Unterstützt die Entscheidungsfindung

Business Process Analytics liefert evidenzbasierte Erkenntnisse, die die strategischen Entscheidungen der Führungsebene unterstützen. Indem euer Unternehmen genau versteht, wie die Prozesse funktionieren, könnt ihr datengesteuerte Entscheidungen treffen, die mit euren Geschäftszielen übereinstimmen.

Bietet einen Wettbewerbsvorteil

Ein Unternehmen, das seine Prozesse versteht und kontinuierlich verbessert, kann sich an Veränderungen anpassen, innovativ handeln und seine Wettbewerber überflügeln.

Die Rolle der Technologie in der Geschäftsprozessanalyse

Technologie- und IT-Teams spielen eine entscheidende Rolle, indem sie Organisationen Echtzeiteinblicke in ihre Geschäftsprozesse ermöglichen. Zu den wichtigsten Werkzeugen für die Analyse von Geschäftsprozessen gehören:

Künstliche Intelligenz und Machine Learning

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) sind in vielerlei Hinsicht entscheidend für die Weiterentwicklung der Geschäftsprozessanalyse:

• Vorausschauende Analysen ermöglichen die Vorhersage zukünftiger Ergebnisse auf Basis historischer Daten. Das verbessert die Fähigkeiten eurer Firma bei der proaktiven Planung und Anpassung.
• Die Anomalie-Erkennung identifiziert Unstimmigkeiten in großen Datensätzen, die auf potenzielle Prozessprobleme hindeuten.
• Prozessautomatisierung und Process Mining analysieren Ereignisprotokolle, um tatsächliche organisatorische Abläufe aufzudecken und Ineffizienzen oder Engpässe zu enthüllen, die bei manueller Analyse möglicherweise unentdeckt bleiben.
• Echtzeitanalysen ermöglichen die kontinuierliche Überwachung von Prozessen und schnelle Reaktionen. Das deckt versteckte Muster und Trends auf.

Darüber hinaus kann KI mit diesen Werkzeugen eure Firma dabei unterstützen, Prozesse basierend auf individuellem Kundenverhalten und -interaktion anzupassen. Das steigert die Kundenzufriedenheit und -loyalität.

Cloud-Computing

Die Datenverarbeitung ist effizienter und erfolgt in Echtzeit, was in der schnelllebigen, datengetriebenen Geschäftswelt von heute enorm wichtig ist. Da die meisten Unternehmen in die Cloud migrieren, hat sich Cloud-Computing zu einem Schlüsselfaktor für die Analyse von Geschäftsprozessen entwickelt. Im Kern bietet Cloud-Computing Unternehmen skalierbare, bedarfsgerechte Rechenressourcen, die die Analyse großer Datensätze ohne kostspielige lokale Infrastruktur ermöglichen.

Big Data

Big Data spielt eine grundlegende Rolle in der Geschäftsprozessanalyse, weil so das Rohmaterial für Analysen bereitsteht. In der digitalen Geschäftswelt generieren und greifen Unternehmen auf große Datenmengen aus verschiedenen Quellen zu (etwa aus Social-Media-Interaktionen, Kundentransaktionen, Protokolldateien oder Sensordaten). Diese können analysiert werden, um Muster, Trends und Korrelationen aufzudecken, die wertvolle Einblicke in Geschäftsprozesse liefern.

Bei richtiger Nutzung liefert Big Data tiefere, detailliertere Einblicke in wichtige Geschäftsabläufe. So gelingt es Unternehmen, Engpässe, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu entdecken. Es verstärkt zudem auch die Fähigkeiten der prädiktiven Analyse, sodass Firmen zukünftige Trends vorhersagen und datengesteuerte Entscheidungen treffen können.

Predictive Analytics

Vorausschauende Analysen bieten wichtige Einblicke in potenzielle zukünftige Ereignisse, die auf historischen und aktuellen Daten basieren. Sie können zukünftige Trends, Ergebnisse und Verhaltensweisen anhand statistischer Modelle und maschineller Lernalgorithmen vorhersagen.

Ihr könnt vorausschauende Analysen zur Vorhersage der Kundennachfrage, möglicher Prozessausfälle, zur Antizipation von Trends in der betrieblichen Effizienz oder zur Identifizierung potenzieller Auswirkungen von Prozessänderungen einsetzen. Unternehmen können diese Informationen nutzen, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren, die Kundenzufriedenheit zu steigern, Probleme präventiv in Angriff zu nehmen und sich generell besser auf positive Ergebnisse auszurichten.

Implementierung von Geschäftsprozessanalysen – ein schrittweiser Ansatz

Bei der Implementierung von Geschäftsprozessanalysen handelt es sich um einen mehrstufigen Prozess, der eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Die typischen Schritte umfassen:

Schritt 1: Identifizierung und Definition des Geschäftsprozesses

Beginnt damit, euer Ziel bei der Implementierung von Geschäftsprozessanalysen klar zu definieren. Richtet es an euren übergeordneten Geschäftszielen aus, etwa:

• Verbesserung der betrieblichen Effizienz.
• Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Ihr müsst nicht sofort alle Prozesse mit Analysen erfassen. Identifiziert zunächst die Prozesse, die euer Geschäftsziel maßgeblich beeinflussen. Dies könnten ressourcenintensive Prozesse oder solche sein, die sich direkt auf das Kundenerlebnis auswirken.

Schritt 2: Datensammlung und -aufbereitung

Sammelt alle Daten, die mit den erkannten Prozessen in Zusammenhang stehen. Erfasst Daten über den Zeitaufwand für jeden Schritt, die damit verbundenen Kosten, die Fehlerquote und die Qualität der Ergebnisse. Vergewissert euch, dass die richtigen Werkzeuge und Systeme vorhanden sind, um Daten präzise und konsistent zu erfassen.

Rohdaten erfordern in der Regel eine Aufbereitung und Bereinigung für die Analyse. Dies sollte das Entfernen von Ausreißern, die Normalisierung von Werten und den Umgang mit fehlenden Daten umfassen.

(Erfahrt mehr über ETL und Datennormalisierung.)

Entwicklung und Implementierung des Analysemodells

Wendet statistische und analytische Methoden auf die Daten an, um Erkenntnisse zu gewinnen. Dies kann – abhängig von der jeweiligen Zielsetzung – einfache deskriptive Analysen, prädiktive Modellierung oder komplexe maschinelle Lernalgorithmen umfassen.

Präsentiert die Analyse in verständlicher und zugänglicher Form. Erwägt den Einsatz von Visualisierungstools, um Dashboards oder Berichte zu erstellen, die ein klares Bild der Prozessleistung vermitteln und Problembereiche hervorheben. Nutzt diese Ergebnisse, um fundierte Entscheidungen zu treffen und notwendige Prozessänderungen umzusetzen.

Überwachung und Verfeinerung des Prozesses

Die Analyse von Geschäftsprozessen ist kein einmaliger Vorgang. Überwacht kontinuierlich die Prozessleistung und verfeinert euren Analyseansatz auf Basis von Feedback und Ergebnissen. Aktualisiert eure Analysen regelmäßig, um Änderungen in den Geschäftszielen, Prozessmodifikationen oder Verbesserungen in den Analysetechniken zu berücksichtigen.

Nutzt Geschäftsprozessanalysen für operative Exzellenz

Geschäftsprozessanalysen sind ein leistungsstarkes Instrument, das euch dabei unterstützt, Ineffizienzen zu identifizieren, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, zukünftige Ergebnisse vorherzusagen und die Gesamtleistung des Unternehmens zu verbessern. Durch den Einsatz von Schlüsseltechnologien wie KI, ML, Big Data und Cloud-Computing lassen sich tiefere Einblicke in Unternehmensprozesse gewinnen, Ressourcen optimieren, die Kundenzufriedenheit steigern und Wettbewerbsvorteile erreichen.